Tipps zur Verwaltung Ihres Laborbudgets

Von Iva Fedorka

Labormanager stehen vor vielen Herausforderungen und konkurrierenden Bedürfnissen. Sie sollen die Ausgaben kontrollieren, während sie die Funktionalität und Sicherheit des Labors aufrechterhalten, und gleichzeitig verschiedene Regeln und Vorschriften einhalten. Sie müssen auch das Personal verwalten und den gestiegenen Anforderungen an die Produktivität mit begrenzter Zeit und Ressourcen gerecht werden.

Wenn Sie Ihr Labor und Budget besser verwalten möchten, finden Sie hier einige Ideen, die Ihnen helfen können, die drei größten Komponenten der meisten Laborbudgets anzugehen: Personal, Verbrauchsmaterialien und Ausrüstung.

Personal

Personalkosten können bis zu 60 Prozent des gesamten Laborbudgets ausmachen, aber ein zuverlässiges Team zu haben, macht einen großen Unterschied. Menschen können Ihr größtes Kapital sein, aber qualifiziertes, sachkundiges und zuverlässiges Personal zu finden, erfordert Mühe.

Stellen Sie die qualifiziertesten verfügbaren Personen ein. Wenn Sie für die Personalbeschaffung verantwortlich sind, insbesondere wenn die Gehälter nicht verhandelbar sind, stellen Sie die qualifiziertesten verfügbaren Personen ein. Dies kann Postdoktoranden, wissenschaftliche Mitarbeiter, Studenten und Labortechniker in akademischen Umgebungen umfassen. Wenn Sie keine Kandidaten finden können, die bereits mit den von Ihnen verwendeten Verfahren und anspruchsvollen Instrumenten vertraut sind, wählen Sie Kandidaten, die Lernbereitschaft zeigen, und bieten Sie Schulungen am Arbeitsplatz an.

Machen Sie tägliche Aufgaben bequemer. Selbst kleine Änderungen können im Laufe der Zeit eine erhebliche Wirkung haben. Stellen Sie sicher, dass spezifische Assay-Vorräte an jedem Arbeitsplatz leicht verfügbar sind. Das Hinzufügen von Untertischkühlschränken und persönlichen Zentrifugen, Mischern und Pipetten kann einen Unterschied machen. Organisieren Sie auch Ihre Kühlschränke und Gefriergeräte, um die Probenentnahme zu erleichtern.

Reduzieren oder eliminieren Sie Aufgaben mit geringerer Qualifikation. Die Herstellung von Lösungen und Verdünnungen, das Waschen von Glaswaren und die Vorbereitung von Medien können erhebliche Zeit in Anspruch nehmen. Berechnen Sie die Kosten für die Durchführung dieser Aktivitäten vor Ort im Vergleich zum Kauf von gebrauchsfertigen Reagenzien und Medien. Sie können auch Ihren ökologischen Fußabdruck verbessern, wenn Sie einige Einweg-Laborartikel eliminieren und eine Glaswarenwaschmaschine installieren.

Besetzen Sie die Aufgaben angemessen. Weisen Sie den Personen Aufgaben basierend auf ihrer Erfahrung und ihren Fähigkeiten zu. Wenn Sie in einer akademischen Umgebung arbeiten, können Arbeitsstudienoptionen für grundlegende, vorübergehende Unterstützung zu erschwinglichen Preisen eine Option sein. Vertragliche oder vorübergehende Forscher können auch helfen, einige Gemeinkosten zu eliminieren. Sequenzierungs-Workflows, Instrumentenkalibrierung und andere Aufgaben, die spezielles Wissen und Fähigkeiten erfordern, lassen sich nur schwer oder gar nicht durch eigenes Personal durchführen.

Verbrauchsmaterialien

In einer Umfrage des Lab Manager Magazins gaben viele Labore mehr als 60 Prozent ihres nicht-personellen Budgets für Einwegartikel wie Pipettenspitzen, Handschuhe und Reagenzien aus, was etwa einem Viertel des gesamten Budgets entspricht.

Kaufen Sie Verbrauchsmaterialien in großen Mengen. Abhängig von Ihren Lagerplatzbeschränkungen kann es sinnvoll sein, Produkte vor Ort auf Lager zu halten. Lieferanten können basierend auf prognostizierten Käufen einen Rabatt gewähren und regelmäßige Lieferungen vornehmen, wenn Sie wissen, wie viel von jedem Produkt Sie jährlich verwenden.

Fragen Sie nach Mustern. Probieren Sie Produkte aus, bevor Sie zu Alternativen wechseln, um zu bestätigen, dass sie zu Ihrem Workflow passen. Einige Verpackungsänderungen können die Effizienz der Produktnutzung beeinträchtigen und Zeit hinzufügen, die Ihre erwarteten Einsparungen ausgleicht.

Führen Sie ein Chemikalieninventar. Oft müssen Chemikalien in größeren Mengen gekauft werden, als Sie benötigen, was zu unbenutzten Chemikalienbehältern auf Ihren Regalen führt. Obwohl viele keine echten Verfallsdaten haben, sind ältere Chemikalien möglicherweise nicht mehr für die Verwendung geeignet. Bestimmen Sie, welche Chemikalien entsorgt werden können und sollten, und konsultieren Sie Ihren Gesundheits- und Sicherheitsmanager sowie Ihre lokale Regierung, um festzustellen, wie dies sicher durchgeführt werden kann.

Teilen Sie Chemikalien mit Kollegen. Es kann Möglichkeiten geben, doppelte Bestellungen oder die Notwendigkeit, einzigartige oder teure Chemikalien und Reagenzien zu kaufen, zu vermeiden, indem Sie sich darauf einigen, Ihr Inventar mit anderen Forschern zu teilen.

Ausrüstung

Die Beschaffung der richtigen Ausrüstung und Instrumente erfordert Zeit, da diese Entscheidungen Produktvergleiche, Leistungsevaluierungen und Kostenrechtfertigungen erfordern. Obwohl diese Käufe im Allgemeinen den kleinsten Teil eines typischen Laborbudgets ausmachen, sind Kapitalgüter in der Regel teurer und können die Verwendung von Mitteln aus mehr als einem Haushaltsjahr erfordern.

Bitten Sie um eine Demonstration oder konsultieren Sie einen Spezialisten. Probieren Sie die Ausrüstung oder das Instrument virtuell oder persönlich aus, um zu bestätigen, dass es Ihren Anforderungen entspricht. Viele Hersteller und Lieferanten beschäftigen Fach- oder technische Vertriebsmitarbeiter, die Ihnen helfen können, ein Produkt basierend auf seiner vorgesehenen Verwendung zu bewerten.

Erhalten Sie den besten Preis für Ausrüstung. Identifizieren Sie Ihre Anforderungen, vergleichen Sie Angebote und fordern Sie Angebote von mehreren Anbietern an. Gebrauchte Instrumente, die an Ihrer Institution gelagert werden, können ebenfalls eine Option sein, wenn die Budgets knapp sind. Selbst wenn diese Produkte nicht funktionsfähig sind, können die Reparaturkosten viel geringer sein als der Kauf eines neuen Artikels. Leasing oder Finanzierung könnte Ihnen auch helfen, größere Anschaffungen zu sichern.

Berücksichtigen Sie multifunktionale Produkte und Zubehör. Neuere Geräte und Instrumente können mehrere Funktionen ausführen oder Zubehör haben, das ihre Funktionalität erweitert. Zum Beispiel haben einige Vortex-Mischer Adapter für Mikrotiterplatten und Kolben, und einige Heizplatten rühren auch oder mischen.

Schützen Sie Ihre Ausrüstung. Planen und führen Sie regelmäßige Reinigungen und vorbeugende Wartungen durch. Hersteller bieten häufig einen Servicevertrag oder eine erweiterte Garantie zum Kauf an, was sich lohnen kann, wenn das Produkt häufig verwendet wird. Verwenden Sie Schutzabdeckungen oder -schilde, um Schäden an neuen und teuren Geräten zu verhindern. Schulen Sie die Mitarbeiter im ordnungsgemäßen Gebrauch und halten Sie Bedienungsanleitungen leicht zugänglich, um das Risiko von versehentlichen Schäden zu verringern.

Budgetieren Sie für Wartung und Reparaturen. Hersteller und Händler können Wartungsverträge und Reparaturdienste anbieten, um Ihr Labor in gutem Zustand zu halten. Obwohl Ihr Personal in der Lage sein kann, grundlegende Dienstleistungen durchzuführen, kann Outsourcing mehr Sinn machen, wenn das Personal begrenzt ist oder Reparaturen mehr Fachwissen erfordern. Aufgaben wie Waagenverifizierungen, pH-Meter-Kalibrierungen und Überprüfungen der Laborautomatisierungsausrüstung müssen den neuesten Vorschriften, Standards und Qualitätsprozessen entsprechen.

Teilen Sie Ausrüstung. Bitten Sie darum, die Werkzeuge eines Kollegen zu teilen, wenn Sie einen gemeinsamen Bedarf an bestimmten Instrumenten haben. Finden Sie heraus, ob an Ihrer Institution zentrale Einrichtungen existieren, um den Kauf von Duplikaten zu vermeiden. Wenn einige Geräte nur gelegentlich verwendet werden, kann das Teilen oder Verwenden gemeinsamer Werkzeuge erhebliche Einsparungen bringen. Einige Universitäten können auch Verträge mit externen Laboren abschließen, um Ihnen die Nutzung ihrer Ausrüstung zu ermöglichen.

Nutzen Sie kostenlose Software. Verschiedene kostenlose und kostenpflichtige Labormanagement-Softwareprogramme sind verfügbar, um Ihnen bei der Verwaltung des Inventars und der Anfragen Ihres Labors zu helfen, während elektronische Labornotizbücher die Zusammenarbeit unterstützen können.

Gesamtbudgetverwaltung

Führen Sie Aufzeichnungen über die Ausgaben, um sich der Preis- oder Nachfrageänderungen bewusst zu bleiben, die angegangen werden müssen. Führen Sie vierteljährliche Überprüfungen durch, um auf dem richtigen Weg zu bleiben, insbesondere wenn Ihr Labor Startkapital oder Fördermittel verwendet. Mittelverfolgungstools können auch über Ihre Einkaufsplattform oder die Website Ihres Lieferanten verfügbar sein.

Wenn Sie Zugang zum Materialmanagement haben, bitten Sie um Hilfe bei der Preisverhandlung, der Einrichtung wiederkehrender Bestellungen, der Bereitstellung regelmäßiger Berichte und der Verwaltung Ihrer Ausgaben.

Eine effiziente Labororganisation, eine optimale Ressourcenzuweisung und -nutzung sowie Qualitäts- und Regulierungsmanagement helfen Ihnen, die Produktivität aufrechtzuerhalten, Fehler zu reduzieren, zur Einhaltung von Vorschriften beizutragen und zuverlässige Ergebnisse zu erzielen.

Iva Fedorka ist Mitarbeiterin bei Thermo Fisher Scientific.