Sicheres Arbeiten in unsicheren Zeiten
Von Kylie Wolfe.
Im Notfall ist es wichtig, gut vorbereitet zu sein. Ein Notfallplan für Ihr Labor schützt nicht nur Ihre Kollegen, er schützt auch ihre Arbeitsergebnisse. Bei Feuer, schwerem Unwetter oder einer globalen Pandemie ist effizientes Handeln entscheidend. Eine Möglichkeit, Ihr Team auf unvorhersehbare Ereignisse vorzubereiten, ist die Erstellung eines Betriebskontinuitätsplans (Continuity of Operations Plan, COOP). Es ist natürlich schwierig, den perfekten Plan für jedes Szenario zu erstellen. Dennoch kann ein Plan helfen, Betriebsunterbrechungen weitestgehend zu minimieren und wertvolle Fortschritte zu bewahren.
Legen Sie los
In einem COOP kann Ihr Labor diverse Schritte festlegen, die nach einer entsprechenden Schulung bei Meldung einer Notfallsituation einzuleiten sind. Dieser Plan trägt dazu bei, Ihre Labortätigkeit bei Auftreten von unerwarteten Ereignissen so störungsfrei wie möglich fortzusetzen. Um sicherzustellen, dass Ihr COOP funktioniert und weiterhin effektiv ist, sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:
- Erstellen und dokumentieren Sie den Plan
- Schulen Sie Ihr Personal regelmäßig und führen Sie Notfallübungen durch
- Überprüfen und aktualisieren Sie den Plan regelmäßig
Erstellung des Plans
Bilden Sie als erstes eine entsprechende Arbeitsgruppe. Die Mitglieder können dabei unterstützen, die grundlegenden Funktionen zu definieren sowie den benötigten Aufwand, um diese aufrechtzuerhalten. Legen Sie fest, wie viele Mitarbeiter notwendig sind, um die Forschungsarbeiten fortzusetzen und die Lagerbestände zu sichern. Die Liste kann dann bezüglich der kritischen Bereiche priorisiert werden, wie beispielsweise der Schutz von kostbaren Proben und Ausrüstung.
Listen Sie auf, welche Instrumente für Sie grundlegend sind, einschließlich jener, die empfindlich auf Temperaturschwankungen reagieren. Dokumentieren Sie stets den Markennamen, das Modell und die Seriennummer eines jeden Gerätes sowie Angaben zu Garantie, Wartungsmaßnahmen, Stromzufuhr und sonstige wichtige Details. Ziehen Sie auch Lagermöglichkeit mit Backup-Systemen in Betracht, wie Backup-Systeme mit Flüssigstickstoff für Ultratiefkühlgeräte, um Ihre Proben zu schützen.
Erstellen Sie eine Übersicht mit Arbeitsabläufen für das Remote-Arbeiten und legen Sie fest, welche Arbeitsschritte, wie beispielsweise die Planung von Experimenten, auch von außerhalb des Labors realisierbar sind. Unter gewissen Voraussetzungen könnte es notwendig sein, die Zahl der Forscher in den Laborräumen zu begrenzen.
Es ist hilfreich, alle chemischen Stoffe und Reagenzien regelmäßig zu inventarisieren, damit Gefahrstoffe im Notfall gut gesichert und gelistet sind.
Halten Sie auch eine Liste mit wichtigen Kontakten bereit. Diese sollte sowohl die Kontaktdaten von Mitarbeitern als auch von relevanten Institutionen aus den Bereichen öffentliche Sicherheit, Umweltsicherheit und Strahlenschutz (EHRS) sowie von sonstigen Personen, die für Ihre Tätigkeit von Relevanz sind, enthalten. Achten Sie stets darauf, dass die Liste aktuell und korrekt ist.
„Ein COOP gibt Ihrem Labor die Möglichkeit, verschiedene Schritte zu skizzieren, die bei entsprechender Schulung sofort umgesetzt werden können.“
Überprüfen Sie Ihre Ideen
Während die Entwicklung des Plans tendenziell durch die Laborleiter erfolgt, ist jedes Mitglied für dessen Umsetzung verantwortlich.
COOPs sind lebendige Dokumente und sollten ständig überprüft, diskutiert und überarbeitet werden. Setzen Sie möglichst oft Übungen an und erinnern Sie Ihre Mitarbeiter an die grundlegenden Prozesse.
Hierbei ist Kommunikation entscheidend. Regelmäßige Meetings mit Ihrer Planungsarbeitsgruppe können dabei helfen, Ihren COOP aktuell zu halten, während Workshops die Mitarbeiter auf den Ernstfall vorbereiten.
Erstellen Sie ein Backup aller relevanten Dateien und führen Sie eine Liste der Dokumente. Testen Sie die Remote-Verbindungen und führen Sie Sicherheitsmaßnahmen für alle Daten und geteilten Dateien ein. Nicht nur Ihr physischer Raum ist ausschlaggebend, sondern auch Ihr digitaler Raum muss geschützt werden.
Vergleichen Sie Aufzeichnungen und überarbeiten Sie diese.
Es ist schwierig, jede Art von Notfallsituation zu antizipieren, aber ein Plan kann einen großen Unterschied machen. Selbst wenn sich die Bedürfnisse Ihres Labors von denen des Nachbarlabors unterscheiden, kann ein Ideenaustausch sicherzustellen, dass Ihr Dokument vollständig ist.
Ihre Planungsarbeitsgruppe kann auf Grundlage der durchgeführten Probeläufe und Trainings Verbesserungsvorschläge erarbeiten. Ein Feedback aller Mitarbeiter ist sehr wichtig.
Wie uns das Jahr 2020 lehrte, kann sich die Welt in kurzer Zeit signifikant verändern. Wenn Sie sich einem Szenario stellen müssen, das die Aktivierung Ihres COOPs verlangt, werden Sie wissen, wie Sie Ihren Plan anpassen und Ihren Prozess stützen können. Ausschlaggebend ist, dass Sie stets eine offene und rege Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern pflegen.
Die Erstellung eines Plans im Voraus kann helfen, Unterbrechungen der Labortätigkeit zu minimieren, und liefert ein Plus an Sicherheit. Werden Sie aktiv in Sachen Aus- und Weiterbildung und bereiten Sie Ihr Team bereits jetzt auf zukünftige unerwartete Ereignisse vor.
Dieser Artikel stützt sich zum Teil auf die folgenden Publikationen: „Research Continuity Planning”, Universität Pennsylvania, 12. März 2020, „Continuity Planning and Recovery Guide”, Universität von Texas in Dallas, März 2020 und „Research Continuity Guidance For Laboratories And Research Facilities” Institut für Technologie von Massachusetts, März 2020.
Kylie Wolfe ist bei Fisher Scientific als Content-Copywriterin tätig.
